1. Vorbereitung

In Abstimmung zwischen Qualitätssicherung und DLE-Leitung werden Einzelheiten des Evaluationsverfahrens konkretisiert und

• Fokusthemen mit dem Rektorat vereinbart, denen in der Evaluation besondere Bedeutung zukommt.
• Kriterien für die Auswahl und Vorschläge potenzieller Gutachter*innen (Expert*innen) gesammelt und  abgestimmt. Die Entscheidung trifft gemäß Satzung der Leiter der Qualitätssicherung.
• je nach Bedarf und fachbezogener Möglichkeit spezifische Maßnahmen vereinbart, z.B. die Durchführung von Fokusgruppen.

Ergebnis dieser Phase ist das Evaluationskonzept, das die vereinbarten Eckpunkte für das weitere Verfahren festhält.

2. Selbstevaluation

Verantwortlich für den Prozess der Selbstevaluation und die Erstellung des Selbstevaluationsberichts ist die DLE-Leitung unter möglichst breiter und transparenter Einbeziehung aller Angehörigen.

In einer DLE-öffentlichen Auftaktveranstaltung präsentieren Qualitätssicherung und DLE-Leitung gemeinsam das Evaluationsverfahren sowie die im Evaluationskonzept getroffenen inhaltlichen und organisatorischen Festlegungen.

Die Qualitätssicherung stellt einen Leitfaden für den Selbstevaluationsbericht zur Verfügung und führt ggfs. spezifische Befragungen oder Fokusgruppengespräche durch.

Ergebnis der Selbstevaluation ist der Selbstevaluationsbericht, der mit weiteren Anlagen (Ergebnisse von Nutzer*innenbefragungen, Datenbericht, Auszug Entwicklungsplan, Peerbericht der vorigen Evaluation) als Grundlage der Evaluation dient. 

3. Peerevaluation

Peers (externe, internationale Expert*innen vom Fach) informieren sich anhand des Selbstevaluationsberichts und erhalten von der Qualitätssicherung ein Online-Briefing ca. zwei Wochen vor dem Site Visit. Dabei wird auch die Agenda für den Site-Visit fixiert.

Beim zwei oder dreitägigen Site-Visit führen die Peers Gespräche u.a. mit Rektorat, DLE-Leitung, Abteilungsleitungen, Mitarbeiter*innen und Nutzer*innnen. Zum Ende des Site Visit geben die Peers eine erste mündliche Rückmeldung zu Ihren Eindrücken (Debriefing).

Nach dem Site-Visit legen die Peers einen schriftlichen Evaluationsbericht vor. 

Die Stellungnahme der DLE-Leitung zum Evaluationsbericht soll auch die Umsetzungsmaßnahmen vorbereiten.

Peerbericht und Stellungnahme werden nach Abschluss des Verfahrens, d.h. nach Unterzeichnung der Umsetzungsvereinbarung, für Universitätsangehörige zugänglich veröffentlicht.

4. Umsetzung

• Die Qualitätssicherung fasst die Ergebnisse von Evaluationsbericht und Stellungnahme zusammen und stellt dem Rektorat die Ergebnisse vor.
• Rektorat und DLE-Leitung führen ein von der Qualitätssicherung begleitetes Umsetzungsgespräch.
• Aus der Evaluation abgeleitete Maßnahmen werden in einer Umsetzungsvereinbarung festgehalten.
• Das Monitoring erfolgt über die Zielvereinbarungen zwischen Rektorat und DLE-Leitung.

Vertraulichkeit und Datenschutz 

Von Seiten der Besonderen Einrichtung für Qualitätssicherung wird während des gesamten Evaluationsprozesses ein vertraulicher Umgang mit Daten und Angaben der Einrichtung gewährleistet.