1. Vorbereitung

In Abstimmung zwischen Qualitätssicherung und Fakultäts- bzw. Zentrumsleitung werden Einzelheiten des Evaluationsverfahrens konkretisiert und

• Fokusthemen mit dem Rektorat vereinbart, denen in der Evaluation besondere Bedeutung zukommt.
• Kriterien für die Auswahl und Vorschläge potenzieller Gutachter*innen (Peers) gesammelt und  abgestimmt. Die Entscheidung trifft gemäß Satzung der Leiter der Qualitätssicherung.
• je nach Bedarf und fachbezogener Möglichkeit spezifische Maßnahmen vereinbart, z.B. die Durchführung einer bibliometrischen Analyse oder von Fokusgruppen.

Ergebnis dieser Phase ist das Evaluationskonzept, das die vereinbarten Eckpunkte für das weitere Verfahren festhält.

2. Selbstevaluation

Verantwortlich für den Prozess der Selbstevaluation und die Erstellung des Selbstevaluationsberichts sind Fakultäts- bzw. Zentrumsleitung unter möglichst breiter und transparenter Einbeziehung aller Angehörigen sowie des Scientific Advisory Board (zur Findung von Fokusthemen und zur Beratung einer Entwurfsfassung des Selbstevaluationsberichts).

In einer fakultätsöffentlichen Auftaktveranstaltung präsentieren Qualitätssicherung und Fakultäts- bzw. Zentrumsleitung gemeinsam das Evaluationsverfahren sowie die im Evaluationskonzept getroffenen inhaltlichen und organisatorischen Festlegungen.

Die Qualitätssicherung stellt einen Leitfaden für den Selbstevaluationsbericht und einen Datenbericht zur Verfügung und führt ggfs. spezifische Befragungen oder Publikationsanalysen (in Zusammenarbeit mit der Arbeitsgruppe Szientometrie) durch.

Ergebnis der Selbstevaluation ist der Selbstevaluationsbericht, der mit weiteren Anlagen (Datenbericht, Auszug Entwicklungsplan, Peerbericht der vorigen Evaluation) als Grundlage der Evaluation dient.

Einbindung von Studierenden und Studienvertretungen: 

• Die Qualitätssicherung spricht die Studienvertretungen aktiv an und informiert diese über das Evaluationsverfahren.
• Studierendenvertreter und Studierende sind explizit zur Auftaktveranstaltung (s.o.) eingeladen.
• Fakultäten und Zentren sind gehalten, Studierende in den Prozess der Selbstevaluation einzubeziehen.
• Die Studierendenvertretungen werden gebeten, einen eigenständigen Studierendenbericht zu verfassen. Dieser ergeht an die Peers zur Vorbereitung des Site Visit.

3. Peerevaluation

Peers (externe, internationale Expert*innen vom Fach) informieren sich anhand des Selbstevaluationsberichts und des Studierendenberichts und erhalten von der Qualitätssicherung ein Online-Briefing ca. zwei Wochen vor dem Site Visit. Dabei wird auch die Agenda für den Site-Visit fixiert.

Beim dreitägigen Site-Visit führen die Peers Gespräche u.a. mit Rektorat, Fakultäts- und Studienprogrammleitungen, (Tenure Track) Professor*innen, Postdocs, Doktorand*innen und Studierenden. Zum Ende des Site Visit geben die Peers eine erste mündliche Rückmeldung zu Ihren Eindrücken (Debriefing).

Nach dem Site-Visit legen die Peers einen schriftlichen Evaluationsbericht vor.

Die Stellungnahme der Fakultäts bzw. Zentrumsleitung zum Evaluationsbericht soll auch die Umsetzungsmaßnahme vorbereiten.

Peerbericht und Stellungnahme werden nach Abschluss des Verfahrens, d.h. nach Unterzeichnung der Umsetzungsvereinbarung, für Universitätsangehörige zugänglich veröffentlicht.

4. Umsetzung

• Die Qualitätssicherung fasst die Ergebnisse von Evaluationsbericht und Stellungnahme zusammen und stellt dem Rektorat die Ergebnisse vor.
• Rektorat und Fakultäts- bzw. Zentrumsleitung führen ein von der Qualitätssicherung begleitetes Umsetzungsgespräch.
• Aus der Evaluation abgeleitete Maßnahmen werden in einer Umsetzungsvereinbarung festgehalten.
• Das Monitoring erfolgt über die Zielvereinbarungen zwischen Rektorat und Fakultäts- bzw. Zentrumsleitung.

Vertraulichkeit und Datenschutz

Von Seiten der Besonderen Einrichtung für Qualitätssicherung wird während des gesamten Evaluationsprozesses ein vertraulicher Umgang mit Daten und Angaben der Einrichtung gewährleistet.